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kaaspro.de

  • Was Sie wissen sollten!

    Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um unsere Services – kompakt, verständlich und auf den Punkt gebracht.

Fragen & Antworten

Entwickelt für ihre 
steuerKanzlei

Willkommen! Sie haben Fragen zu unseren Lösungen oder möchten sich persönlich austauschen? Wir sind für Sie da! Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre individuellen Anforderungen bestmöglich unterstützen können.

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Ist KaaS Pro mit DATEV kompatibel?
  • Modul 1: Bots sind kompatibel mit DATEV EO-Classic und EO-Comfort.
  • Modul 2: Arbeitsplatz Turbo ist für EO-Comfort verfügbar, EO-Classic ist bis November 2025 geplant.
  • Modul 3: Das Mandantenportal ist an Modul 2 gebunden.
    • Welche Prozesse können automatisiert werden?

    Modul 1: Automatisierung mit RPA (Robotic Process Automation) für DATEV EO-Comfort & EO-Classic

    Starterpaket: RPA-Prozesse

    • Automatisierung auf On-Prem-Ebene für leistungsrelevante Prozesse:
      • Finanzbuchhaltung
      • Jahresabschluss & Steuern
      • Verwaltungsprozesse, z. B. Steuerbescheidprüfung
    • Custom Bots: Automatisierung aller wiederkehrenden Klick-Prozesse zur Effizienzsteigerung


    Modul 2: Arbeitsplatz Turbo

    • Mandanten-Onboarding & Stammdatenpflege
      Automatisierte Erfassung und Pflege von Mandantendaten für eine effiziente Verwaltung.

    • Zeiterfassung
      Digitale Zeiterfassung für transparente und präzise Abrechnungen.

    • Qualitätsmanagement (QM) & Projektverwaltung
      Optimierung und Steuerung von Projekten mit integriertem QM-Ansatz.

    • Ticketsystem
      Strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung von Mandantenanfragen.

    • Dokumentenmanagement (DMS) mit DATEV-Knigge
      Sicheres und effizientes Dokumentenmanagement nach DATEV-Standards.

    • Digitale Unterschrift & Vertragsmanagement
      Rechtskonforme Signaturprozesse für schnelle und sichere Vertragsabschlüsse.

    • KI-Analysen
      Automatische Auswertung von Mandantendaten zur Optimierung von Prozessen.

    • Auftragsübersicht
      Klare und übersichtliche Darstellung aller Mandantenaufträge in Echtzeit.


    Kann man ein Mandantenportal einrichten?

    Ja, die Lösung bietet optional ein eigenes Mandantenportal.

    Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

    • Stammdatenaktualisierung
    • Dokumentenverwaltung
    • Ticket-System
    • Digitale Unterzeichnungen
    • Weitere individuelle Anpassungen möglich
    Welche KI-Assistenten gibt es?

    Die Lösung entwickelt sich stetig weiter, um Steuerkanzleien optimal zu entlasten. Bereits heute bieten KI-Assistenten zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, insbesondere durch ZIA von Zoho. Diese intelligente Assistenz hilft bei der Analyse von Finanzdaten, der Optimierung von Arbeitsprozessen und der schnellen Bearbeitung von Mandantenanfragen.

    Folgende KI-Assistenten stehen aktuell zur Verfügung:

    • Modul 2:Zoho LLM und Zoho Zia für smarte Datenanalysen, Automatisierung und Prozessoptimierung.

    Die KI-Assistenten ermöglichen eine effizientere Mandantenverwaltung, automatisierte Dokumentenverarbeitung und eine verbesserte Kommunikation innerhalb der Kanzlei. Weitere Erweiterungen sind in Planung.


    Modul1: weitere KI Informationen RPA und Bots - >  https://www.uipath.com/de/automation/ai-and-rpa


    Modul2: weitere KI Informationen zum Arbeitplatz Turbo

    https://www.zoho.com/zia/generative/



    Wie sicher sind die Daten?

    KaaS Pro ist DSGVO-konform und stellt sicher, dass alle Daten in zertifizierten europäischen Rechenzentren gehostet werden. Modul 1 wird sogar lokal On-Premise auf Ihrer Datev Instanz eingerichet.  Darüber hinaus gibt es verschiedene Sicherheitsmechanismen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Sicherheitsaudits.

    Anpassungsfähigkeit

    KaaS Pro ist modular aufgebaut, sodass Kanzleien nur die Funktionen aktivieren, die sie tatsächlich benötigen. Dazu gehören z. B. automatisierte Workflows, KI-gestützte Prozesse, RPA-Technologien und Dokumentenmanagement. Durch diese Flexibilität kann KaaS Pro individuell an Kanzleiprozesse angepasst werden.

    Skalierbarkeit

    KaaS Pro ist für Kanzleien jeder Größe geeignet – von Einzelkanzleien bis hin zu großen Steuerberatungsfirmen mit mehreren Standorten. Es können jederzeit neue Funktionen, Benutzer oder Module hinzugefügt werden, um das System an das Wachstum der Kanzlei anzupassen. Zudem unterstützt KaaS Pro eine mehrsprachige Oberfläche, sodass internationale Kanzleien oder mehrsprachige Teams problemlos mit der Plattform arbeiten können.

    Benutzerfreundlichkeit

    Die Benutzeroberfläche von KaaS Pro ist intuitiv und modern gestaltet, sodass Mitarbeiter ohne lange Schulungen direkt loslegen können. Zudem gibt es interaktive Tutorials und eine umfangreiche Wissensdatenbank, um den Einstieg zu erleichtern.

    Dank automatisierter Prozesse reduziert KaaS Pro manuelle Eingaben und sorgt für eine deutliche Zeitersparnis im Kanzleialltag.

    Integration mit anderen Tools

    KaaS Pro bietet Schnittstellen zu DATEV, Microsoft 365, Google, DocuSign, Zoho, DMS-Systemen und RPA-Technologien wie UiPath. Damit können Kanzleien ihre bestehende Softwareumgebung beibehalten und gleichzeitig von den Automatisierungsmöglichkeiten von KaaS Pro profitieren.Über den KaaS Pro / Zoho Marketplace stehen zudem weitere Erweiterungen und spezialisierte Apps zur Verfügung, um die Funktionalitäten flexibel an die Bedürfnisse der Kanzlei anzupassen.

    Zukunftssicherheit

    KaaS Pro entwickelt sich ständig weiter, um neue Technologien wie KI-gestützte Buchhaltung, Automatisierungen und verbesserte Cloud-Lösungen zu integrieren. Die Plattform wird regelmäßig durch Updates erweitert, um den Anforderungen der modernen Steuerkanzlei gerecht zu werden.

    Welche Kostenstruktur und Lizenzmodelle gibt es?

    Modul 1 – Bots / Starterpaket
    Jährliche Lizenzgebühr basierend auf der Anzahl der Bots/Arbeitsplätze
    Einmalige Setup-Kosten

    Modul 2 – Arbeitsplatz Turbo 
    Jährliche Lizenzgebühr pro Nutzer / Kanzlei Lizenzen
    Einmalige Setup-Kosten
    Managed Services für zusätzliche Leistungen

    Modul 3 – Mandantenportal
    Jährliche Lizenzgebühr abhängig von der Anzahl der Mandanten auf der Plattform
    Einmalige Setup-Kosten

    Support und Wartung

    KaaS Pro bietet vollumfänglichen Support während und nach der Implementierung. Es gibt verschiedene Service-Level-Agreements (SLAs), die eine schnelle Reaktionszeit und kontinuierliche Updates gewährleisten. Da es sich um einen Cloud-basierten Service handelt, sind Wartung und Sicherheitsupdates bereits inkludiert, sodass Kanzleien sich nicht um technische Details kümmern müssen.

    Wie lassen sich die Mandanten integrieren?

    Die Datenmigration aus bestehenden Systemen (z. B. DATEV, Microsoft 365, Kanzleimanagement-Software) wird von KaaS Pro unterstützt. Dabei gibt es standardisierte Schnittstellen sowie individuelle Migrationslösungen, um bestehende Mandantendaten nahtlos zu übernehmen. Darüber hinaus können Mandanten über ein Mandantenportal eingebunden werden, um den Austausch von Dokumenten und Informationen effizienter zu gestalten.

    Wie lange dauert die Implementierung?

    Die Implementierung von KaaS Pro dauert in der Regel 2–4 Wochen, abhängig von den gewählten Modulen und individuellen Anforderungen der Kanzlei.

    Der Prozess umfasst:

    • Abstimmung mit dem DATEV-Systemhaus zur Sicherstellung einer reibungslosen Integration
    • Datenmigration und Einrichtung der Module
    • Schulung der Mitarbeiter für eine schnelle Produktivitätssteigerung
    • Testphase und Go-Live mit kontinuierlicher Unterstützung durch das KaaS Pro-Team
    Wie lange dauert die Schulung der Mitarbeiter?

    Die Schulung der Mitarbeiter ist flexibel und individuell anpassbar:

    • Je nach Anforderungen und Wünschen der Kanzlei kann die Schulungsdauer variieren.
    • KaaS Pro bietet eine Online-Akademie mit Lernmodulen, die es Mitarbeitern ermöglicht, in ihrer eigenen Geschwindigkeit zu lernen.
    • Zusätzlich gibt es Live-Webinare und Workshops, um spezifische Fragen zu klären und die Nutzung effizient zu gestalten.

    Unsere technologie- & GeschäftsPartner